كيفية عمل الخريطة التنظيمية
كيفية عمل الخريطة التنظيمية بطريقة سهلة وسريعة، حيث يتم وضع لكل شركة العديد من الخرائط والخطط التي تساعد في تنظيم مسؤوليات الإدارات وتساهم في توعية الموظفين عن أماكنهم في الشركة بالتالي يستطيعون فهم تأثير إنتاجيتهم في أرباح الشركة لذا سنقوم عبر موقع الملك بتحديد طريقة عمل الخريطة التنظيمية للشركة حيث إنها من أهم الخرائط الواجب توافرها في أي شركة، كما سنقوم بذكر الأنواع والأشكال الممكنة لذلك النوع من الخرائط.
كيفية عمل الخريطة التنظيمية
يمكن أن يقوم المحلل الإداري بعمل خريطة تنظيمية للشركة أو للمؤسسة المسؤول عنها بطريقة من إثنين إما الطريقة التقليدية أو الطريقة الغير تقليدية وسنتعرف على الطريقتين فيما يلي:
1- كيفية عمل الخريطة التنظيمية بالطريقة التقليدية
في تلك الطريقة يبدأ المحلل المالي بإحضار ورقة كبيرة مستطيلة الشكل ثم يبدأ برسم الوظائف كما هو موضح في الصورة السابقة بطريقة مباشرة على الورقة ويستخدم الكثير من المحللين القلم الرصاص في الرسم نظرًا لاحتمالية أن يختلط عليه الأمر في المكان المناسب لكل إدارة
يقوم المحلل الإداري برسم مستطيلات أو دوائر لكل إدارة ويكتب بداخلها اسم الإدارة ثم يخرج من كل إدارة بتفرعات بعدد الوظائف الموجودة تحتها ويعتمد في رسمه على ترتيب المناصب العليا من أعلى إلى أسفل بداية من رئيس الشركة وحتى الموظفين المتدربين.
اقرأ أيضًا: الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي
2- كيفية عمل الخريطة التنظيمية بالطريقة الغير تقليدية
يبدأ المحلل الإداري تلك الطريقة بنفس خطوات الطريقة التقليدية أي وهي إحضار ورقة كبيرة مستطيلة ثم يخطط ترتيب الوظائف والإدارات تمامًا مثل الطريقة التقليدية ولكن بدلًا من كتابة أسماء الإدارات والوظائف بداخل المستطيلات والدوائر التي قام برسمها يقوم بتقطيع أوراق صغيرة بنفس حجم تلك المستطيلات أو الدوائر ويكتب عليها اسم كل إدارة ثم يلزقها في الورقة الكبيرة ويفعل المثل للوظائف المتفرعة تحت تلك الإدارات.
توفر الطريقة الغير تقليدية لعمل الخرائط التنظيمية المساحة الكافية للمحلل الإداري في تغيير أماكن الإدارات والوظائف كيف ما يشاء بسهولة عن طريق نقل الأوراق الصغيرة فبالتالي تكون تلك الطريقة أكثر الطرق العملية في رسم الخريطة التنظيمية.
ما هي الخريطة التنظيمية؟
الخريطة التنظيمية هي مخطط يتم وضعه عن طريق المحلل الإداري ويوضح به الهيكل التنظيمي للشركة أو للمؤسسة كما يتم توضيح الإدارات التي تتكون منها الشركة والوظائف الموجودة تحت كل إدارة وتوضح الخريطة التنظيمية أيضًا سلطة ومسؤولية كل مدير من المدراء.
أنواع الخرائط التنظيمية
بعد أن ذكرنا كيفية عمل الخريطة التنظيمية التي يمكن أن يستخدمها المحلل الإداري، يجب أن نشير إلى أن الخرائط التنظيمية لا تتكون من نوع واحد ثابت بل يمكن أن يتم رسمها في كل مرة بنوع مختلف، ومن أنواع الخرائط التنظيمية ما سنذكره فيما يلي:
- الخرائط التنظيمية من أعلى إلى أسفل وهي النوع الأكثر استخدامًا بين المحللين الإداريين.
- الخرائط التنظيمية المصفوفة.
- الخراط التقسيمية.
- الخرائط التنظيمية المسطحة.
اقرأ أيضًا: مزايا وعيوب الخرائط التنظيمية
الأشكال الممكنة للخريطة التنظيمية
يمكن أن يختار المحلل الإداري الطريقة التي يريد أن يرسم بها الخريطة التنظيمية من بين الطريقة التقليدية والطريقة الغير تقليدية كما يجب أن يحدد شكل الخريطة التنظيمية التي سيقوم برسمها من بين الأشكال التي سنوضحها فيما يلي:
1- كيفية عمل الخريطة التنظيمية الرأسية
الخريطة التنظيمية الرأسية هي الخريطة الأكثر انتشارًا بين أشكال الخرائط التنظيمية ويقوم المحلل الإداري برسمها بالتسلسل الإداري في المناصب من أعلى لأسفل يتميز هذا الشكل من الخرائط بشكله الهرمي حيث يكون قمته ضيقة متمثلة في رئيس الشركة وقاعدته واسعة متمثلة في الموظفين.
2- كيفية عمل الخريطة التنظيمية الأفقية
يختلف شكل تلك الخريطة حيث يرسمها المحلل الإداري من اليمين إلى اليسار أو من اليسار إلى اليمين ولكن في الغالب تكون من اليمين إلى اليسار، وتكون على هيئة هرم مقلوب ويتم وضع المناصب العليا بداية من رئيس الشركة في أقصى اليمين ثم يتسلسل التدرج في السلطات حتى يصل إلى الموظفين في أقصى الشمال.
على الرغم من كون ذلك الشكل من أفضل الأشكال للخرائط التنظيمية حيث يتميز بصغر حجمه ووضوح مسالك المسؤوليات والسلطات فيه، إلا أن المحللين الإداريين نادرًا ما يستخدمونه في التعبير عن الخريطة التي يريدون رسمها للشركة.
اقرأ أيضًا: كيف تصبح محاسب خبير
أهمية وجود خريطة تنظيمية لكل شركة
بعد التعرف على كيفية عمل الخريطة التنظيمية يجب أن نعرف ما الهدف من عمل خريطة تنظيمية للشركة؟ تستفيد المؤسسة أو الشركة من الخريطة التنظيمية في العدد من الأمور التي سنذكرها فيما يلي:
- الخريطة التنظيمية هي الدليل المرئي للموظفين.
- تساعد في تحديد مسؤوليات كل إدارة ونطاق مسؤولية كل مدير.
- تساهم في معرفة كل موظف لدوره في المؤسسة.
- تحسن الخريطة التنظيمية في خطوط الاتصال بين الموظفين والمديرين عليهم.
- تفيد الموظفين الجدد في الشركة من معرفة التسلسل الهرمي للشركة.
- تساعد القيادة بإدارة نمو الشركة وبإدارة أي تغيير يحدث في الشركة بطريقة أكثر فعالية.
قبل أن يقوم المديرين بتعيين المحلل الإداري يجب أن يتأكدوا من قدرته على فهم الخرائط والخطط الإدارية بشكل كامل حتى يتمكن من وضع الخريطة التنظيمية المناسبة لهيكل الشركة وغيرها من الخرائط الأخرى التي يطلبها المديرين.