الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي

ربما لا يتضح الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي عند البعض للوهلة الأولى، إلا أنه بعد التفنيد والتمحيص نجد أن هناك فرقًا جليًّا يتضح في إطار عمل المؤسسات المختلفة وطبيعة نظام العمل في كل منها، وكلاهما ضروري حتى تحقق المنظمة أفضل نتائج، ومن خلال موقع الملك نوضح هذا الفرق بشيء من التفصيل.

الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي

إن الهيكل التنظيمي هو الأساس بالنسبة للإدارة، نظرًا لكونه يعني بتحديد كافة المسؤوليات والسلطات لكل عضو من أعضاء المنظمة، أما عن الخريطة التنظيمية فهي ذلك الرسم البياني الذي يقوم بتحديد الشكل الذي تقوم عليه المؤسسة ونظام العمل فيها وكافة أعضائها من حيث المهارات والخبرات وطبيعة المهام المنوطين بها، كذلك تقوم الخرائط التنظيمية بتحديد ماهية المنظمة.

قد تجد بعض الموظفين لا يدركون الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي فيعتقدون بأنهما وجهان لعملة واحدة ولا يوجد فرق يُذكر، إلا أننا نذكر هذا الفرق بين المصطلحين الإداريين في الفقرات التالية بشيء من التفصيل.

اقرأ أيضًا: مزايا وعيوب الخرائط التنظيمية

أولًا: الخرائط التنظيمية

تُسمى بالمخطط الهيكلي أو التنظيمي، حيث هي عبارة عن مخطط بياني أو رسم موضح للهيكل الداخلي لعمل المنظمة، وتعني ببعض الأمور منها ما يتعلق بتقديم الإرشادات الإدارية حتى يتسنى للمنظمة طريقة التعامل الأمثل مع الموظفين، علاوةً على كونها تحدد علاقات الموظفين ببعضهم البعض وبرؤساهم، فهي تعمل على توضيح مهام كل عضو وطبيعة مسؤولياته حتى لا يتخطاها.

للخرائط التنظيمية مجموعة من الخصائص والتي تتضح فيما يلي:

• الكفاءة: حيث تتيح للموظف تقديم التقارير للمدير المباشر له بما يحتوي عليه من خبرات واضحة، مما يحقق الرغبة في المنافسة الأمر الذي يستتبع سرعة الترقي.
• زيادة الإنتاجية: حيث يسعى الموظفين إلى إنجاز الأعمال وكل منهم يحاول وضع كافة خبراته ومهاراته فيما ينجزه، وفقًا للإطار المحدد له من المهام، مما يوفر عنصر الثقة والمصداقية في التعامل مع المنظمة.
• تطوير المتخصصين: حيث تعمل الخريطة التنظيمية على جمع أصحاب الخبرات للعمل في المنظمة مما يجعلهم يتبادلون المعارف بصدد مهام العمل، الأمر الذي يستتبع حصول المنظمة على أفضل نتائج.
• التوافق مع الشركات الصغيرة: حتى يتم تحقيق الهرم الوظيفي في أدنى مستوياته وأقلها حجمًا، كذلك تتيح العمل بكفاءة ومرونة ووضوح، مما يعطي نتائج أكثر إيجابية.

أهداف الخريطة التنظيمية

إن الخريطة التنظيمية ليست هدفًا بذاتها إنما هي مجرد وسيلة لتحقيق ما تسعى إليه المنظمة من أهداف، من هنا نجد أن الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي يتضح فيما يتعلق بأهداف المخططات التنظيمية التي تتمثل فيما يلي:

• تحديد أهداف المنظمة التي سبق وتم تحديدها في التنظيم الإداري، وما تقوم به المنظمة من نشاطات ما هو إلا تعبيرًا عن تلك الأهداف، علاوةً على أن الخرائط التنظيمية تسعى إلى التنسيق بين كل تلك الأهداف.
• دراسة وتحليل المبادئ والسياسة الحاكمة لسير العمل في المنظمة، حيث يتم توضيحها لكونها تؤثر بشكل أو بآخر على ما تقوم به المنظمة من أعمال.
• تحديد كافة الأنشطة المطلوب تحقيقها من المنظمة لتنفيذ ما سعت إليه من أهداف، ويتم هذا بشكل مبدئي.

أنواع الخرائط التنظيمية

في إطار توضيح الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي نشير إلى أن للخرائط التنظيمية عدة أنواع، يسعنا أن نذكرها تباعًا كما يلي:

1- الخريطة التنظيمية المصفوفة

تتم عملية تقسيم المنظمة وفقًا لهذا النوع من الخرائط عن طريق تحديد ما تقدمه المنظمة من مشاريع أو منتجات، ويكون الأمر على هيئة تقارير تُرسل إلى المدير المباشر من مرؤسيه، من هنا تكون بمثابة حلقة تسهيل التواصل فيما بينهم مما يجعل العمل في المنظمة أكثر مرونة.

2- الخريطة التنظيمية التقسيمية

تقوم بتوضيح عمل المنظمة من بداية خطوط الإنتاج، ضمن منطقة محددة جغرافيًا، وهيكل وظيفي واحد، ومن عيوبها أنها تتطلب نفقات كثيرة محاسبية وعامة.

اقرأ أيضًا: نموذج كتابة تقرير عن موظف

3- الخريطة التنظيمية المسطحة

بها مستويات قليلة بين المدراء والموظفين في الدرجة الأدنى، تعمل على إظهار ما تمتلكه القيادة من قدرات ومهارات، ما يؤهل لهم القدرة على اتخاذ القرارات الخاصة بالمنظمة، وتنتشر تلك الخريطة في المنظمات الصغيرة مقارنة بغيرها.

4- الخريطة التنظيمية التقليدية

تجعل هناك قمة للهرم تشمل المدراء وأسفل الهرم موظفي الدرجة الأدنى، فتوضح كافة المسؤوليات، علاوةً على كونها تحتوي على أقسام شتى وموظفين متعددي الخبرات والمهارات في مختلف الأقسام.

أساسيات الخريطة التنظيمية

لا زلنا نتحدث في توضيح الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي حيث نذكر أن هناك بعضًا من الأسس والعناصر التي تقوم عليها الخرائط التنظيمية، تتضح على النحو التالي:

• تقسيم العمل: الذي يتضح من خلال توظيف المهارات فيما يناسبها من مهام، الأمر الذي يؤدي بالضرورة إلى زيادة الكفاءة، ويعود بالإيجاب على زيادة الإنتاجية.
• التفويض: من الممكن أن يكون هناك عدة تفويضات خاصة بأجزاء معينة بالمنظمة والتي يتم تكليف مجموعة من الموظفين بها، فيتم الانتقاء وفقًا للقدرات والمهارات التي يتمتعون بها في مجال العمل.
• هرمية السلطة: ما نعنيه بالتسلسل فهو أهم العناصر التي تعتمد عليها الخريطة التنظيمية، ويعود بالإيجاب على إمكانية اتخاذ القرارات المناسبة لصالح المنظمة، حيث يعمل هذا التسلسل الهرمي على إظهار الشخص المناسب في مكانه المناسب.
• وجود هدف مشترك: عدم وجود هدف موحد للموظفين كافة يجعل هناك عدم انتظام وتنظيم في العمل، حتى يتم توحيد الجهود يجب توحيد الغرض المشترك، فيقوم كل موظف بما هو منوط به من أعمال على أكمل وجه.
• تنسيق الجهود: جنبًا إلى جنب مع الإشراف على إنجاز الأعمال بفعالية وإتقان، حيث إن الاعتماد على تنسيق المهام يجعل العمل يسير في وتيرة مرنة وسريعة دونما تعقيدات.

على أن عناصر الخريطة التنظيمية تحتاج إلى أن يتم تجميعها لتكون بمثابة الوثيقة الرسمية لتنظيم العمل في المنظمة، ويتم الرجوع إليها جراء أي تعديل أو تغيير، ويجب أن تشتمل على ما يلي:

• دليل وصف الوظائف
• الهيكل التنظيمي العام للمنظمة
• بيان باختصاصات مراكز العمل
• خرائط تنظيمية مفصلة للوحدات التنظيمية الجزئية
• بيان بنظم العمل المتبعة
• ترتيب الدرجات المالية

ثانيًا: الهيكل التنظيمي

في الحديث عن الشق الثاني في موضوعنا عن الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي، يُمكن تشبيه الهيكل التنظيمي بالهيكل العصبي في جسم الإنسان، فهو يعمل على إدارة كافة الوحدات التنظيمية بالمنظمة، بطريقة تسلسلية منظمة عن طريق اتباع الإرشادات والأوامر من الدرجات الوظيفية الأعلى إلى الأسفل، وبالتالي يتسنى للهيكل التنظيمي الإشراف على كافة المهام والوظائف ويقدم أفضل الوسائل اللازمة لذلك، على أنه يراقب النتائج النهائية.

في أي منظمة أعمال صغيرة أو كبيرة الحجم، هناك الكثير من المميزات التي يقدمها الهيكل التنظيمي، حيث جاءت خصائصه على النحو التالي:

• يستجيب بشكل ملائم مع الظروف الداخلية والخارجية للمنظمة.
• يحدد الإنجازات التي يجب أن يقوم بها الموظف حتى ينجز مهمته في أسرع وقت دون عقبات.
• يتيح التنسيق والتكامل بين أعضاء المنظمة.
• يتخلص من البيروقراطية الموجودة في بعض المنظمات، علاوةً على عدم وجود احتمالية لازدواجية الأعمال.
• تحديد الهام من الأنشطة حتى يتم البدء بها في إطار الأولويات.
• تأمين التكاليف المطلوبة حتى يتم إنجاز الأعمال.
• يوفر عنصري الوضوح والمرونة في نظام عمل المنظمة.
• يتناسب مع طبيعة عمل المنظمة الموجود فيها.
• ذو طابع رسمي، في إطار فرض القيام بالمهام على نحوها الأمثل دون خلل.
• اللامركزية من الخصائص التي يمتاز بها الهيكل التنظيمي في أي مؤسسة أعمال، حيث تساعد تلك الخاصية على سرعة إنجاز العمل بأفضل ما يُمكن.
• الرقابة على المهام حتى يتم إتمامها على أكمل وجه.

اقرأ أيضًا: نموذج إخلاء طرف موظف قطاع عام أو خاص

العوامل المؤثرة في اختيار الهيكل التنظيمي

ارتباطًا بمعرفة الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي نشير إلى أن هناك عدد من العوامل التي تفرض على المؤسسة اختيار هيكل تنظيمي بعينه يكون مناسبًا لظروف المنظمة وطبيعة العمل فيها، وتلك العوامل تتضح فيما يلي:

• البيئة المهيئة للعمل: فإن كانت بيئة مستقرة سيناسبها الجمود في الهيكل التنظيمي، أما إن كانت بيئة ينتابها التغيير وعدم الاستقرار فإن ما يناسبها هو الهيكل التنظيمي الذي يغلب عليه المرونة، وهو الهيكل العضوي.
• التكنولوجيا المستخدمة: حيث إن كفاءة المنظمة وفعاليتها في الإنتاج ترتبط بالتكنولوجيا المستخدمة، وهذا يتعلق بالهيكل التنظيمي المتبع، فنجد أن المنظمة التي تستخدم درجات بسيطة من التكنولوجيا يناسبها الهيكل التنظيمي الميكانيكي، وعلى الجانب الآخر إن كانت المنظمة تعتمد على التكنولوجيا المعقدة فإن ما يناسبها هو الهيكل الهضوي.
• حجم المنظمة: يؤثر بمعدل متناقص على اختيار الهيكل التنظيمي المتبع، فنجد أ، الحجم الكبير للمنظمة يرتبط بالتخصص في العمل والتنوع الأفقي، وزيادة تعليمات الإدارة والمستويات الوظيفية العليا.
• استراتيجية المنظمة: إن الاستراتيجيات المتبعة في المنظمة ما هي إلا اشتقاقًا من أهدافها، وبما أن الهيكل التنظيمي يعني بتحقيق تلك الأهداف نجد أن هناك علاقة ترابط ما بين الهيكل والاستراتيجية، من هنا عند تحقيق التكيف يجب العلم أنه إذا طرأ أي تعديل أو تغيير على الاستراتيجية المتبعة في المؤسسة فإن الهيكل التنظيمي سيطرأ عليه تغييرًا بالتتابع.

أنواع الهياكل التنظيمية

استكمالًا لعرض الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي وكما أشرنا إلى أنواع الخرائط التنظيمية نذكر أن هناك أنواع مختلفة للهيكل التنظيمي، تتضح من خلال ما يلي:

1- الهيكل التنظيمي الحيوي

هو الهيكل العضوي الذي لا يحتوي سوى على مستويات معدودة فهرم الوظيفة فيه يكون قصيرًا، مما يمكن من سرعة اتخاذ القرارات المتعلقة بالمنظمة، علاوةً على أنه يتميز بخصائص أخرى منها:

• المرونة
• غياب الرسمية
• ضعف الرقابة
• اللامركزية

2- الهيكل التنظيمي الميكانيكي

الهرم الوظيفي هنا يأتي على شكل رأسي، متعدد المستويات الإدارية، لذا يكثر الاعتماد عليه في منظمات الأعمال، خاصة إن توافرت مجموعة من عوامل الاستقرار والتنظيم، ويتميز بما يلي:

• قليل المرونة، نظرًا لبطء اتخاذ القرارات في بعض الأحيان.
• المركزية في اتخاذ القرار.
• الرقابة الشديدة وجودة الإشراف.
• الاعتماد على الرسمية في التعاملات.

3- الهيكل التنظيمي الهرمي

هو المخطط البسيط، الذي يعد شائعًا في الاستخدام مقارنة بغيره من الهياكل التنظيمية، خاصة تلك المنظمات حديثة النشأة تجدها تعتمد على الهيكل البسيط نظرًا لعدم وجود عدد كبير من الموظفين، على أنه يتميز بما يلي:

• لا توجد تعقيدات في اتخاذ القرارات.
• السلطة في رأس التسلسل الهرمي، تدير الأعمال وتتخذ القرارات.
• البساطة وعدم الرسمية.

4- الهيكل التنظيمي المصفوفي

يتم العمل على فرز الموظفين من خلال المهام المنوطين بأدائها، كما يوجد إشراف من شخص على مجموعة موظفين، وربما يتعدد الرؤساء للمجموعة ذاتها، ولهذا النوع من الهياكل التنظيمية عدة مميزات إلا أن هناك بعض العيوب الملحوظة والتي تتمثل في صعوبة إنهاء الأعمال على وجه السرعة.

اقرأ أيضًا: نموذج تقييم أداء موظف

5- الهيكل التنظيمي الوظيفي

يتم العمل على وضع الشخص المناسب في مجال عمل معين في مكان واحد مع أقرانه في نفس المجال، مما يُمكن من اختيار القادة وتعدد الخبرات، إلا أن هناك بعض العيوب التي تتجلى فيما يلي:

• تعدد المستويات الإدارية
• انعدام المرونة
• لا يتلاءم مع ظروف المنظمة

تتعدد المصطلحات الإدارية التي يتم تداولها داخل منظمات الأعمال والتي يجب التفرقة فيما بينها لمعرفة خصائص كل نظام على حدا وما يقدمه للمنظمة.