مزايا وعيوب الخرائط التنظيمية
يجب العلم بمزايا وعيوب الخرائط التنظيمية قبل البدء في تصميمها للمنظمة، وتصميمها هو عمل إداري وهي تعني بوصف الهيكل المؤسسي من إدارات وأقسام ومهام فتمثل صورة أو نموذج موضح يسهل من معرفة سير عمل المنظمة والعاملين بها، لكن تصميمها يتطلب معرفة ما تحققه من مزايا وما ينقصها، هذا ما سنقوم بتوضيحه من خلال موقع الملك.
مزايا وعيوب الخرائط التنظيمية
إن المخطط الذي يصف ويوضح الهيكل التنظيمي لأي مؤسسة يُسمى بالخريطة التنظيمية، حيث تقوم بتوضيح الإدارة وأقسامها والوظائف المنوطة بها، كذلك تعني بتوضيح المسؤوليات والمهام التي تقع على عاتق موظفي المؤسسة، الأمر الذي يجعل هناك ربطًا ملحوظًا بين أجزاء المنظمة، من هنا تكون الخريطة التنظيمية بمثابة المصدر المعلوماتي الذي يُمكن الرجوع إليه في أي أمر يتعلق بطبيعة عمل المنظمة.
لذا يتم تصميم الخرائط التنظيمية حتى تقوم بتوضيح الهيكل الشاغل للمنظمة في وقت تصميمها، أي ما يُطلق عليه النظام الإداري الحالي، ليس هذا فقط، بل تعني تلك الخرائط بتوضيح ما يجب أن يكون عليه الهيكل التنظيمي للمؤسسة مستقبلًا، وفي هذه الحالة تُسمى بالخريطة التنظيمية المُقترحة.
تقوم الخريطة التنظيمية بتمثيل الموظفين في المنظمة على هيئة مربعات أو أشكال متعددة، متضمنة في ذلك الصور والروابط ومعلومات التواصل وكافة الأيقونات التوضيحية في إطار تصميمها، فتُشكل ما يشبه التسلسل الهرمي بصورة مرئية، لذا تعرف باسم:
- المخططات الهرمية
- الرسومات التنظيمية
- المخططات التنظيمية
- المخططات العضوية
- المخططات الهيكلية
كما أن الإنسان لا يُمكنه العيش دون هيكل عظمي، يتشابه الأمر مع فكرة الهيكل التنظيمي للمؤسسة أو الشركة، فهو المعني بتحديد وتنظيم الأنشطة داخل المؤسسة، والعلاقات بين أقسامها والعمليات المعنية بتنفيذها، وهذا كله يتم من خلال الخرائط الاعتيادية، أما عن مزايا وعيوب الخرائط التنظيمية فهي تتضح على النحو التالي:
مزايا الخرائط التنظيمية
- تسليط الضوء على نقاط الضعف في المنظمة، واكتشافها بكل سهولة، الأمر الذي يُمكن من تجاوزها في أسرع وقت.
- ترتب الموظفين بشكل هرمي من أعلى إلى أسفل، فكل موظف يكون على دراية بمن هو أدنى أو أعلى منه في الرتبة، فالمرؤوس يعرف رئيسه والعكس، مما يحافظ على طبيعة سير الأوامر والقرارات.
- تجعل جميع أعضاء المنظمة على دراية بكل قسم من أقسامها.
- يُمكن تمثيلها بشكل بياني، فيكون من السهل تحليلها ومراجعتها واكتشاف ما بها من أخطاء، أو إجراء بعض التعديلات.
- تجعل من السهل على الإدارة أن توجه الموظف المناسب إلى الوظيفة المناسبة لمهاراته.
- هي ضرورية للشركات كبيرة الحجم، حتى تتحكم في الإدارة الناجحة، وشائعة الاستخدام في الشركات المتوسطة أيضًا.
- يُمكنها متابعة المشكلات التقنية التي لم يتمكن الدعم الفني من حلها.
- عندما تعمل الشركة الصغيرة على توسيع مهامها يُمكن استخدام الخريطة التنظيمية كأداة ملاحية.
- تعني بتوضيح السلطة والمسؤوليات والمهام في إطار معلوم وموضح للجميع، حتى لا يتخطى أحد حدود وظيفته، فيُمكن من خلالها معرفة مدى سيطرة كل رئيس على مرؤوسيه.
- أما عن خطوط الاتصال بين الموظفين والأقسام فتقوم الخريطة التنظيمية بتوضيحها بشكل جيد ومناسب.
- كذلك يُمكن من خلالها العلم بعلاقات الإدارة وتقييمها.
- تسمح بأن تظل الشركة فعالة ومركزة.
- تؤدي إلى الوضوح والسرعة في التشغيل والعمل وتوزيع المهام.
- تقضي على الازدواجية في العمل، التي من شأنها أن تضيع الجهد والوقت.
- تحدد وظيفة كل موظف وكيف تتناسب مع النظام العام.
اقرأ أيضًا: أعلى ضريبة قيمة مضافة في العالم
عيوب الخرائط التنظيمية
- تعتبر التكلفة التي يتم إنفاقها على الرسوم البيانية من إعداد ومراجعة وتخزين كبيرة نسبيًا.
- عندما تعمل المنظمة على توسيع نطاق العمل، تصبح الخريطة الذهنية قديمة، وهنا يجب إجراء تعديلات عليها أو تغييرها بالكامل.
- الفصل العنصري الوظيفي، أي أن هناك أقسام تتضمن موظفين في مجالات بعينها، معزولين عن غيرهم.
- إضعاف الرابطة المشتركة بين الموظفين في حال غياب الغرض التنظيمي الموحد.
- تُظهر العلاقات الرسمية بين الإدارة، لكنها لا تعني بتوضيح العلاقات غير الرسمية التي تتضح خلال السلوكيات والممارسة الفعلية.
- يُمكن أن ينتج على إثرها سوء فهم لوضع بعض الموظفين ومناصبهم.
- تثبط من التعاون غير الرسمي بين الموظفين أو بين المديرين التنفيذيين، نظرًا لالتزامهم المفرط بالآلية التي وضعتها المنظمة في الخريطة التنظيمية.
- قد تتسبب في إحداث الخلاف والنزاع على الأهداف والميزانية، عندما يكون لكل قسم هيكل وظيفي منفرد.
- تعمل على زيادة المواقف الرسمية بين المدراء.
- تجعل العاملين بالمنظمة محدودي النظرة والتفسير لما عليهم من مسؤوليات تجاه العمل.
أنواع الخرائط التنظيمية
يتم تحديد نوع المخطط التنظيمي المتبع حسب احتياجات المنظمة، على أن تكون الخريطة التنظيمية على أساس ترتيب وحدات التنظيم، تبعًا للتدرج الوظيفي، ففي إطار العلم بمزايا وعيوب الخرائط التنظيمية نذكر أنواعها الرئيسية كما يلي:
- الخريطة التنظيمية الرئيسية: التي تعمل على توضيح الهيكل التنظيمي للمؤسسة بشكل كلي وتوضيح وحداته المختلفة.
- الخريطة التنظيمية التكميلية: تتعلق بإدارة بعينها أو وحدة تنظيمية منفصلة، مثل خريطة إدارة التسويق، وقد يتم تصميمها لأكثر من إدارة إلا أنها لا تشمل كافة الوحدات بالمنظمة.
أما عن الأشكال التي تتخذها الخريطة التنظيمية عند تصميمها، تتمثل فيما يلي:
- الخريطة التنظيمية الدائرية: تكون على شكل دائرة، في مركزها الإدارة العليا، وفي محيطها الخارجي تجد الإدارة الأدنى.
- الخريطة التنظيمية الأفقية: تسير من اليمين إلى اليسار، فتكون الإدارة العليا في اليمين، والإدارة الأدنى في اليسار.
- الخريطة التنظيمية الرأسية: تسير من أعلى إلى أسفل، فتكون الإدارة العليا في الأعلى والإدارة الأدنى في الأسفل، وهذا من أكثر الأشكال المستخدمة في الخريطة التنظيمية.
بيد أنه لتنسيق الخريطة التنظيمية بشكل بعيد عن التقليدية، يوجد لها ثلاث أنواع، وهم:
- هيكل المصفوفة: تستخدم حينما يكون لدى مجموعة من الأفراد مدير مشترك.
- هيكل مسطح: لا يحتوي على المستوى الأوسط من الإدارة، إنما يشمل كبار المسؤولين وأيضًا العاملين.
- هيكل هرمي: مجموعة في القمة والقوة الأقل تكون في الأدنى، فيُمكن من تواصل أعضاء المنظمة على النحو السليم.
أهداف الخريطة التنظيمية
لا تخلو منظمة من وجود الخرائط التنظيمية، حيث توضح الهيكل التنظيمي الذي تسير وفقًا له، ويطلع عليها من يشرف على المنظمات التابعة للحكومة، كذلك منظمات الأعمال، وكبار موظفي الإدارات العليا.
تحقق الخرائط التنظيمية للمنظمة مجموعة من الأهداف التي تُمكنها من الوصول إلى الهدف الأساسي الذي تم إنشاؤها من أجله، فكما تناولنا سلفًا مزايا وعيوب الخرائط التنظيمية نشير إلى أنها تحقق للمنظمة ما يلي:
- توضيح المسؤوليات التي تُلقى على عاتق العاملين بالمنظمة.
- معرفة خطوط السلطة والرتب بالمنظمة.
- يتسنى للرئيس العلم بمن هم يتبعوه من المرؤوسين، كذلك يتسنى لمن هو في درجة أدنى العلم بالمسؤول المباشر عنه.
- توضيح الصورة الكاملة للمنظمة بطريقة يسهل فهمها.
- تضمن وجود توازن بين الدرجات الوظيفية، من خلال الالتزام بالعلاقات التنظيمية بين المدراء.
- تعمل على كشف أخطاء التنظيم وتحاول اقتراح حلول لها.
- توضيح المخالفات التي تحدث من قبل العاملين بالمنظمة لمبادئ التنظيم الإداري.
- لها أهداف إعلامية تتضح في كونها تُعرف زائري المنظمة من الخارج بماهية عمل المنظمة من الداخل، من خلال توضيح وحداتها وأقسامها وموظفيها والمهام المنوطين بها.
- كذلك تعمل على توضيح عدد المستويات الإدارية الموجودة في المنظمة.
- تحدد إطار عمل المنظمة وكل ما بها من وحدات إدارية، والوظائف التي تحتوي عليها.
- تحدد العلاقة بين كل قسم وإدارة بالمنظمة، وتوضيح اللجان وسلطاتها وعلاقة تلك اللجان بكافة أجزاء المنظمة.
- تُلقي على عاتقها توضيح كيف يتم تقسيم العمل بين موظفي المنظمة.
- تُستخدم لتدريب الموظفين الجدد في المنظمة، حيث يتسنى لهم من خلالها معرفة الوتيرة التي يسير عليها الهيكل التنظيمي، ومن سيتواصلون معهم من رؤساء، والمناصب التي عليهم تقلدها.
اقرأ أيضًا: نموذج دراسة جدوى اقتصادية لمشروع صناعي
استخدامات الخرائط التنظيمية
علمنا بمزايا وعيوب الخرائط التنظيمية، وكذلك ما تضعه على عاتقها من أهداف، بقي لنا أن نشير إلى تلك الاستخدامات الفعلية التي يُمكن تصميمها من أجلها، والتي أتت على النحو التالي:
- تُستخدم في علم الأنساب وتحديد شجرة العائلة.
- لها دور أساسي في تخطيط القوى العاملة.
- يُمكن من خلالها إعادة هيكلة الوظائف والأدوار حتى يتسنى الاستفادة من مختلف المهارات.
- إعادة ترتيب الأدوار لتقليل احتمالية أي قصور في تخطيط الموارد.
- تُستخدم في ربط الوجوه بالأسماء، وما شابه.
- معرفة أنماط التوظيف لإدارات الموارد البشرية.
- دورها فعال في التواصل التنظيمي والإشرافي بين الأعضاء.
كيفية إعداد الخريطة التنظيمية
من خلال العلم بمزايا وعيوب الخرائط التنظيمية يُمكن تفادي العيوب قدر الإمكان والتركيز على المزايا، وأيضًا اتباع بعض الإرشادات المعنية بتصميم الخريطة على مخطط سليم، والتي تتمثل فيما يلي:
- تحديد مخطط المنظمة بالكامل، من حيث الاسم والتاريخ والمسميات الوظيفية والإدارية.
- وضع الوحدات التنظيمية أو المناصب في مستطيلات أو مربعات.
- تصميم خط مستقيم مستمر يمثل العلاقات وخطوط السلطة واتجاهها بشكل رأسي وأفقي.
- تُستخدم الخطوط المقطعة أو المنقطة لتمثيل تدفق العلاقات الوظيفية.
نشير إلى أن الأفضل في التصميم هو أن المخطط يكون من البساطة والوضوح ما يُمكن من الرجوع إليه فيما بعد لمراجعته وتحليله.
اقرأ أيضًا: نموذج دراسة جدوى ملف وورد
أهمية الهيكل التنظيمي المؤسسي
في إطار العلم بمزايا وعيوب الخرائط التنظيمية نشير إلى أن الأعمال الكبيرة تتميز عن الصغيرة والعكس من خلال وجود هيكل تنظيمي رسمي، فهو هام من أجل دفع عجلة التقدم في أي مؤسسة، وتتجلى أهميته في النقاط التالية:
- توفير الإرشادات للموظفين.
- بدونه تظهر صعوبة أمام الموظفين في صدد التقارير الرسمية المقدمة.
- تحديد علاقات التقارير الرسمية الحاكمة لسير العمل بالمنظمة.
- تسهيل إضافة وظائف ومناصب جديدة في الشركة.
- وسيلة مرنة في إطار النمو بالشركة وتطويرها.
- تحسين الكفاءة التشغيلية بالاعتماد على عامل الوضوح.
- تركيز الوقت والطاقة على المهام المعنية بالإنتاج.
- توفير خارطة واضحة خاصة بالترقيات وشروطها بالمنظمة.
- يساعد على إنشاء خطط ومسارات هامة لتقدم الموظف المبتدئ.
- يساهم في اتخاذ معظم القرارات التشغيلية من قبل المدراء.
- يُمكن من اكتساب السلطة من عدة درجات قبل اتخاذ أي إجراء.
- في الهيكل التنظيمي المسطح هناك إمكانية لتدفق الاتصالات من الإدارة العليا إلى الخطوط الأمامية والعكس.
إنه أمر في غاية الأهمية قبل أن تؤسس شركة معينة في مجال ما أن تعني إدارتها ببناء هيكل تنظيمي صحيح يستند على خرائط تنظيمية توضيحية لآلية عمل المنظمة.