كيف أصبح منسقة حفلات
كيف أصبح منسقة حفلات؟ وما هي مهام منظم الحفلات؟ مجال تنظيم الحفلات يعتبر من أهم المجالات على مستوى العالم فإذا قررت أن تصبح منسق حفلات فالفرصة سوف تكون متاحة لك لكن الأمر يحتاج بعض الاستعدادات والإرشادات لكي تدرس ذلك المجال وتكون على قدر من الاحتراف ويمكن أن تنافس الشركات الأخرى، وهذا ما نقوم بتوضيحه من خلال موقع الملك.
كيف أصبح منسقة حفلات؟
تسعى الفتيات للدخول في مجال تنسيق الحفلات لأنه من المجالات الممتعة، فكيف أصبح منسقة حفلات؟ يمكن أن تصبحي منسقة حفلات من خلال اتباع بعضٍ من الإرشادات والتمتع بالمواصفات والمهارات اللازمة للاهتمام بكافة تفاصيل الحفل.
1- تحديد الهدف من الحفل
في البداية يجب أن تكون ملم بكافة التفاصيل وما هو الهدف الذي تسعى لتحقيقه من الحفل، فهُناك حفلات يكون الغرض منها هو الاحتفال والمرح والفرحة وهناك حفلات تقام بغرض تحقيق ربح مادي.
فلكي تكوني مُنسقة حفلات رائعة عليكِ بدايةً الاستعلام عن نوع الحفل؛ حتى تتمكني من تنظيم وتوفير الإعدادات المُناسبة لنوعه؛ حيث تكون حفلات النجاح / أعياد الميلاد / المُناسبات بحاجة إلى إضافة الفقرات الترفيهية على عكس الحفلات الرسمية “الترقية / التخرج ..” فتحتاج إلى التعامُل برسمية ويختلف الديكور كذلك وفقًا لنوع الحفل.
2- تحديد موعد الحفل
لا يوجد موعد مثالي لتحديد موعد الحفلة ولكن ذلك يختلف تبعًا لنوع الحفل فيجب تحديد الموعد قبل الحفل بوقت كافي ويجب أن تفكر في مواعيد العطلات المدرسية والقومية والدينية فاختيار الموعد المناسب من أهم التنظيمات لنجاح الحفل فيجب حسن الاختيار.
3- تكلفة الحفل
تحديد ميزانية الحفل هي الخطوة الأولى والأساسية فذلك يساعد على التخطيط السليم، والتي تتمثل في تكاليف استئجار المكان والتأمين وخدمات التنظيف وتكاليف الكهرباء والتكييف والديكورات .
اقرأ أيضًا: أفكار إبداعية في بيئة العمل
4- اختيار المكان
اختيار مكان الحفل يعتمد على نوع المناسبة هل هي كبرى أو تجمعًا صغيرًا؟ فيمكن أن يكون في قاعة محددة مثل مطعم أو حديقة أو قاعة مناسبات.
يجب أن يكون المكان ملائما للمناسبة، والفئات العمرية التي سوف تحضر الحفل وكافيًا لعدد الحضور، وأن يكون المكان سهل الوصول إليه وقريب من معظم الحضور وإذا كان الحفل في قاعة يجب حجز تلك القاعة قبل الحفل بموعد كافي وتأكيده.
5- وضع خطة للحفل
الاهتمام بوضع خطة للحفل من الأمور الأساسية عند تنظيم الحفل ووضع الأنشطة التي سوف تتم والاتفاق مع الممولين فأساس تنسيق الحفلات هو القدرة على التخطيط الجيد، والتواصل مع الممولين والرعاة بشكل مستمر ويمكن وضع مقاعد مميزة لهم ويجب وضع خطة بديلة لتجنب حدوث أي مشكلة.
6- اختيار الديكور والتصميمات
حسن التحضير للديكور من العوامل الأساسية لنجاح الحفل فالديكور فهو الذي يجذب انتباه الحضور وجعلهم يأخذون انطباع عن أجواء الحفل وذلك يعني أن الديكور عامل مهم يؤثر على نجاح الحفل.
يعتمد الديكور على نوع الحفل وكل مناسبة يختلف الديكور والخامات المستخدمة لتزيين المكان، باستخدامك الزهور أو البالونات والأقمشة واختيار المقاعد المناسبة والطاولات والسجاد والنجف وتنسيق الألوان.
هناك أخطاء كثيرة يمكن أن تحدث عند اختيار الديكور يجب تجنبها، كاختيار تصميمات وطاولات ضخمة على الرغم من صغر مساحة مكان الحفل أو تخيف الإضاءات أو زيادتها بشكل مبالغ فيه فيجب أن تكون متوسطة وجذابة للعين دون إزعاج الحضور.
الاستعانة بالألعاب النارية يعتبر أمر سيء للغاية فيمكن أن يحدث اشتعال وحريق في الأماكن الضيقة او عند استخدامها بشكل غير صحيح، والكثير من الستائر والإضاءات غير جيّد أيضًا فذلك يسبب زيادة درجة الحرارة في الأماكن المغلقة.
اقرأ أيضًا: عوامل النجاح في العمل
7- تصميم دعوات للحضور
تصميم دعوات للحفل يعتمد على نوع الحفل والمناسبة سواء كان زواج أو عيد ميلاد أو حفل تخرج، فهي طلب كتابي تشمل بعض التفاصيل مثل وقت الحفل ومكانه فيمكن أن يتم طباعتها على شكل كروت ويمكن أن تكون دعوة إلكترونية، ويتم تصميمها عن طريق برامج وتطبيقات خاصة فذلك يحتاج مهارة وخبرة في التصميم.
8- عملية تقييم الحفل
هذه العملية هي آخر خطوة من خطوات تنظيم الحفلات الناجحة فيجب أن تتأكد إذا كانت الحفلة حققت الهدف الذي كنت تريده أم لا ويجب معرفة نقاط الضعف التي حدثت لتجنبها في الحفلات الأخرى والتعلم من الأخطاء التي يمكن الوقوع بها.
يمكن أن تقوم بتلك العملية من خلال طرح بعض الاسئلة لإبداء الرأي أو طلب منهم ترك تعليق في المكان بعد انتهاء الحفل وتحديد الإيجابيات والسلبيات من الحفلة.
مهام ومهارات منسقة الحفلات
إذا أردتِ الوصول إلى إجابة كاملة لـ كيف أصبح منسقة حفلات؟ ففضلًا عن الخطوات التي يجب عليكِ اتباعها، هُناك بعض المهام التي يجب أن تكون مُلمة بها، والتي تقع على عاتقكِ عند تنظيم الحفلات.
- إحضار كافة متطلبات الحفلة؛ بحيث تكون جاهزة في الوقت المُحدد.
- التواصل مع المكان الذي ستُقام فيه الحفلة بشكل دائم، والتحقق من عدم وجود أي مُشكلة من إتمامها في موعدها.
- تقديم الإجابات لكافة الاستعلامات التي تراود صاحب الحفلة.
- التحقق من سياسات المكان الذي تقام فيه الحفلة، والتأكد من مُناسبتها لنوع الحفل والفقرات المُراد تقديمها، واطلاع صاحب الحفلة عليها.
- الحِرص على التواصل مع كافة الجهات المُشاركة في أن يكون الحفل وافيًا.
- مُراقبة الجو العام، والتحقق من عدم وجود أي نقص.
- توفير خدمة التوصيل إلى الحفل من خِلال الاتفاق مع شركات التوصيل، والحصول على عروض مُميزة.
- الحِرص على أهداف العمل، بما يتناسب مع خِطة الحفل.
- الحِرص على الابتكار والتجديد في خطة الحفل؛ بحيث تكون فريدة من نوعها، ومُميزة لصاحب الحفل.
- امتلاك الخبرات الكبيرة في التواصل / المبيعات / التفاوض.
- المرونة في ساعات العمل، والوصول إلى حل مع العميل؛ لتوفير له ما يحتاج.
- توفير البديل في حالة عدم القُدرة على تنفيذ خطةٍ ما لظروف طارئة.
- توفير فريق عمل بحيث يكون الحفل كاملًا من إعدادك: “منسق موسيقى / مختص بتقديم الطعام / مساعدين”.
- الالتزام بالمواعيد، ووضع مُدة مُحددة لتنفيذ كُل فقرة لئلا يتحول الحفل إلى فوضى.
- مُراجعة خطة الحفل قبل تنفيذه.
- مُراعاة أساسيات السلامة والأمان.
- امتلاك الخبرات المهنية، وليس شرطًا أن تكون ناتجة عن التخرج من قسم مُخصص؛ بل يكفي أن تكوني مُلمة بخطوات تنسيق الحفل، وامتلاك حس فني.
اقرأ أيضًا: شروط النجاح في العمل
كيفية التطور في مجال تنسيق الحفلات
إذا تمكنتِ من الحصول على إجابة كيف أصبح منسقة حفلات؟ وقُمتِ بتنفيذها، هُنا يأتي دور التطور في هذا المجال، ويُمكنكِ ذلك بواسطة طُرق عِدة.
1- أخذ دورات وتدريبات
- هناك الكثير من الدورات في ذلك المجال فيمكن أخذها عن طريق الإنترنت أو في إحدى الأماكن الخاصة بذلك.
- البحث عن فرصة للتدريب وسيلة مهمة للتطوير لأن هناك الكثير من الأمور التي يمكن عدم معرفتها إلا بعد العمل على أرض الواقع.
- الحصول على شهادة بعد انتهاء التدريب أمر مهم لتدعمك عند التقديم على عمل في شركة أخرى أو عند تأسيس شركة خاصة بك.
2- التطوع لتنظيم بعض الحفلات
لكي تحصلي على ثقة العملاء وتكسبين المال يمكن عرض خدمات للشركات التي تقوم بتنسيق الحفلات التي لا تهدف ربح، مثل: الحفلات الخيرية والتبرعات مقابل تصوير ذلك الحدث ووضعه على صفحاتكِ على مواقع التواصل الاجتماعي؛ مما يجذب العملاء إليك.
3- الحصول على شهادة معتمدة
يتطلب العمل في مجال التنظيم شهادات معتمدة في بعض الدول بعد انتهاء البرامج التدريبية التي ستقوم بها، فيجب أن تسعين للحصول عليها للبدء في تأسيس شركتك.
تنسيق الحفلات مهارة تعتمد على قدرات الشخص فيجب اتقانها وتطويرها بشكل صحيح وذلك الأمر سوف يحدث من خلال الالتزام بالخطوات والمهام الصحيحة التي يجب توافرها والعمل بها على أكمل وجه.