كيفية كتابة طلب خطي للجامعة

كيفية كتابة طلب خطي للجامعة من الأمور التي تساعد الكثير من الطلاب للوصول إلى أمر معين، فمن المتعارف عليه أنه في الجامعات وجميع المصالح الحكومية يجب أن يتم تقديم الطلبات على شكل رسمي عن طريق النماذج الخطية التي تسهم في تسهيل الكثير من الإجراءات، لذا ومن خلال موقع الملك سنعرض لكن الطريقة الصحيحة التي يتم من خلالها كتابة هذه الطلبات.

كيفية كتابة طلب خطي للجامعة

الطلب الخطي يكون عبارة عن وثيقة رسمية يتم تقديمها للحصول على موافقة لإتمام شيء معين، ومن الطبيعي أن يختلف مضمون الرسالة حسب الغاية منها لكن الطريقة التي يتم به كتابتها هي طريقة ثابتة وتحتوي على بعض البنود التي لا غنى عنها، ولا يشترط أن يتم كتابة هذا الطلب بخط اليد لكن من الممكن أن تتم طباعته على الكمبيوتر.

فهناك الكثير من الأمثلة التي يتم تقديم الطلب لأجلها مثل تقديم طلب لأجل الحصول على أجازة من العمل أو طلب لإجراء خطوة معينة خاصة بالعمل تستلزم الحصول على الإذن من صاحب العمل، لذا ومن خلال الفقرات التالية سنعرض كيفية كتابة طلب خطي للجامعة والخطوات الأساسية لفعل ذلك.

اقرأ أيضًا: تخصصات جامعة الملك سعود

1ـ كتابة البيانات الأساسية

في بداية كتابة الطلب يجب أن تتم كتابة كافة البيانات الأساسية للشخص الذي يقوم بتقديم الطلب، ومن أهم هذه البيانات هو الأسم والذي يجب التأكد من كتابته بشكلٍ صحيح، مع العلم أنه يجب تدوين الاسم رباعيًا في حال كان الطلب المقدم خاص بأحد الطلبات الرسمية أو يتم من خلاله تقديم شكوى ما.

2ـ تدوين العنوان

ثم يأتي دور ثاني البنود وهو كتابة عنوان إقامة صاحب الطلب بشكل سهل وتفصيلي، حيث يجب كتابة كلًا من الدورة والمحافظة الحي واسم الشارع ورقم المنزل، ويجب أن يكون هذا العنوان هو العنوان الذي يتواجد به الشخص وليس العنوان الموجود في البطاقة وذلك في حال اختلاف العناوين.

3ـ الأرقام الخاصة للتواصل

من المهم أن يترك كاتب الطلب الرقم الخاص به لكي يكون من السهل أن تتواصل الجهة المعنية بالطلب معهن ويجب التأكد من صحة الرقم الذي يتم كتابته والتأكد من كون هذا الرقم متاح الخدمة.

4ـ كتابة البريد الإلكتروني

من الضروري ترك عنوان البريد الإلكتروني الخاص بصاحب الطلب لكي تكون الجهة المختصة قادرة على التواصل معه عن طريق الإنترنت، وذلك لأنه في الكثير من الأحيان تكون الجهة المعنية بإرسال الطلب ترغب في إرسال بعض الملفات لصاحب الطلب أو لغيرها من الأغراض، لذا فإنه من الضروري كتابة البريد الإلكتروني.

5ـ كتابة محتوى الطلب

الخطوة الأخيرة ضمن عرض كيفية كتابة طلب خطي للجامعة هي كتابة المحتوى والغرض من هذا الطلب، حيث يجب أن يتم سرد هذه الفقرة بكل وضوح وسلاسة وأن يكون الهدف من الطلب واضح، كما يجب التأكد من عدم وجود أي أخطاء إملائية في الطلب وذلك حفاظًا على صحة مضمون الطلب عامةً، وفي حال تم كتابة هذا الطلب فعلًا بخط اليد فيجب أن يكون الخط واضحًا قدر الإمكان.

في النهاية يجب على الشخص الذي يكتب الطلب أن يتأكد من أن كافة المعلومات والبيانات التي قد تم كتابتها هي صحيحة مائة بالمائة بالأخص طرق التواصل التي تتمثل في الرقم الشخصي والبريد الإلكتروني، وذلك لأنه من أول ما تفعله الجهة التي أرسل لها الطلب أن تتواصل مع صاحبه حول قبول الطلب أو رفضه.

6ـ بعض البنود الأساسية الأخرى

إضافةً إلى ما سبق ذكره ضمن عرض كيفية كتابة طلب خطي للجامعة، يكون من الجدير بالذكر أن هناك بعض البنود الأساسية الأخرى التي يجب كتابتها عند تقديم هذا الطلب في الجامعة، ويمكن أن تتمثل كافة هذه البنود بكلٍ مما يلي:

• كتابة التخصص والرقم الجامعي الخاص بالطالب أسفل الطلب.
• يجب أن تكون المعلومات مكتوبة في شكل منظم ومتسلسل.
• يجب على كاتب الطلب أن يقوم باختيار الألفاظ المناسبة لعرض طلبه بشكل مهذب.
• الكتابة يجب أن تكون على ورق A4.
• يجب أن تتم الكتابة بأقلام الحبر السوداء أو الزرقاء، ويجب الابتعاد عن الأقلام العادية التي لا يمكن تمييز خطها.
• يجب أن تكون ورقة الطلب نظيفة ولا يوجد بها شطب أو يظهر عليها أي نوع من الإهمال.
• في حال كان الشخص الذي يقوم بتقديم الطلب يكتبه على الحاسب الآلي فيجب عليه أن يراعي ترك مسافة مناسبة بين السطور والحلمات وأن يكتب الطلب ويطبعه بحجم خط مناسب مع ترك الفرق مناسب بين كل فقرة والفقرة التي تليها.
• في حال كان الشخص الذي يستقبل الطلب أي المرسل إليه غير عربي يجب أن يتم كتابة الطلب باللغة التي يتحدث بها.
• يجب تدوين تاريخ تحرير الطلب على ورقة الطلب.

نصائح عند تدوين الطلب الخطي

بعد التعرف على كيفية كتابة طلب خطي للجامعة يكون من الجدير بالذكر عرض بعض النصائح الهامة التي ستساهم في كتابة هذا الطلب بالطريقة الصحيحة، ومن أهم هذه النصائح ما يلي:

1ـ الصياغة الأولى للطلب

كما سبق وذكرنا أن كتابة الطلب يجب أن تتم وفقًا للعديد من المعايير وأهمها مشاكل الصياغة، يجب أن تكون طريقة الصياغة مناسبة من النسخة الأصلية للطلب، ويجب التأكد من عدم وجود أخطاء إملائية، كما أنه من الممكن كتابة أكثر من طلب خطي بأكثر من طريقة ومراجعة هذه النسخ واختيار أفضلها للتأكد منها وإرسالها بشكل نهائي.

2ـ إعداد مخطط الطلب

فقبل أن يبدأ الشخص في كتابة هذا المخطط يجب عليه أن يرتب ما الذي يرغب في تقديمه ويتم ذلك ع طريق تحديد أفكار الكتابة وبعدها يأتي دور محتويات الطلب وبالتالي يكون من السهل كتابة الطلب.

3ـ كتابة الفقرات

يجب أن تكون فقرات الكتابة منسقة وبعيدة ع بعضها البعض، كما يجب الحرص على أن تكون الفقرات واضحة وذات فكرة محددة يريد صاحب الطلب إيصالها، لذا لا يكون هناك أي داعي لكتابة أي ألفاظ غير مفهومة أو الإكثار في الكتابة بلا داعي.

4ـ تسهيل الطلب

هنا يقصد أن يتم كتابة الطلب بطريقة سهلة مباشرة ليكون من السهل على المُستقبل فهمه، وبالتالي يكون التفاعل من الجهة المختصة سريعة أكثر من تهدير الكثير من الوقت بانتظار الرد.

5ـ الفقرات ووضع التروسات

يجب ألا يزداد حجم الفقرات ولا تقل كما يجب أن يتم إنهاء الفقرة في الوقت الذي ينتهي به معناها ثم بدء فقرة جديدة لاستكمال الحدث، أما عن الترويسات فليس من الضروري تواجدها، حيث إنها توجد أكثر في الطلبات الأكثر رسمية والتي تكون مطبوعة بالفعل وبها أي شكل من الترويسات.

6ـ ختام الطلب

من آخر النصائح هي أنه من الضروري أن يتم إنهاء الفقرة الأخيرة من الطلب بشكل مهذب يصحبه الشعور بالشكر والتقدير لمستلم الرسالة، ثم يتم وضع ورقة الطلب في ظرف مع الحفاظ على شكلها نظيف وسليم إلى حين تسليمها.

اقرأ أيضًا: نموذج طلب خطي لفتح حساب بنكي

نماذج الطلب الجامعي الخطي

أما من خلال الفقرتين التاليتين سنعرض نموذجين من النماذج الصحيحة لكتابة الطلب والتي تتمثل في كلٍ مما يلي:

النموذج الأول

يعد هذا النموذج من أكثر النماذج التي يكون من السهل قرائتها ويتم الرد عليها بسرعة، ونجد أن هذا النموذج هو المثال الأفضل الذي يحقق كافة بنود كيفية كتابة طلب خطي للجامعة، ويعرض هذا النموذج من خلال ما يلي:

التّاريخ:    /      /

إلى السّيد / السّادة جامعة…………………………… المُحترم / المُحترمون بموجب الطّلب الخطيّ المُقدَّم لكم يُرجى الموافق على………………………………………………………………………، ومع فائق التّقدير والاحترام والشكر المسبق. 

 اسم مُقدّم الطّلب الخطيّ: ………………………………………………..

التّوقيع:…………………………………………………

الاسم الكامل لمُقدِّم الطّلب:………………………………………………….

العنوان الكامل:…………………………………………………..

رقم الهاتف:…………………………………………………..

البريد الإلكترونيّ:…………………………………………………..

النموذج الثاني

أما عن النموذج الآخر فهو يتمثل في كلٍ مما يلي:

التاريخ:    /        / 

السيد أ. عميد كلية الحقوق في جامعة القاهرة المحترم “يتم ذكر اسم أي دكتور أو عميد على حسب الجهة. 

تحية طيبة وبعد: 

 الموضوع:…………………… 

أود الإشارة إلى أنني بحاجة إلى ……………………………………

……………………………………………………………………….؛

وذلك…………………………………………………………………..

مع الاحترام الطالب: ……………………….. مما يلي:

كيفية كتابة طلب خطي للجامعة من الأمور السهلة التي تتم فقط عن طريق اتباع الخطوات الهامة التي سبق ذكرها والتأكد من أن الطالب يتضمن جميعا ليكون الخطاب في أفضل حال.