مشروع مكتب خدمات عامة
إنشاء مشروع مكتب خدمات عامة للمواطنين لا يتكلف كثيرًا، كما أنه من المشاريع الضرورية في كل المجتمعات، نظرًا لأن العديد من المواطنين لا يتحملّون زحام الدوائر الرسمية مثل كِبار السن وذوي الاحتياجات الخاصة، وتلتزم تلك المكاتب بتوفير الوقت والجهد عليهم مقابل مبلغ مالي بسيط، ويمكن التعرف على هذا المشروع أكثر من خلال موقع الملك.
متطلبات مشروع مكتب خدمات عامة
بعض المواطنين لا يملكون الوقت أو الطاقة للذهاب إلى الدوائر الرسمية والمكاتب الحكومية لإنهاء الخدمات واستخراج المستندات بسبب ظروف صحية أو مهنية، وهنا يأتي دور المكتب الحكومي في سد تلك الحاجة عند عملائها وتخليص جميع الإجراءات نيابة عنهم.
لذا فإن هذا المشروع قد يكون خيارًا أمثل لكل من يرغب في تزويد دخله وتحقيق أرباح مادية جيدة، ولكن لإنشاء مشروع مكتب خدمات عامة لا بُد من مراعاة بعض المتطلبات.
1- مكان مكتب الخدمات العامة
يجب مُراعاة قرب مكان المكتب من المناطق السكنية النشطة ومقرات الدوائر الحكومية، فالموقع الاستراتيجي له دور هام في الترويج لخدمات المكتب على الصعيد العملي والاجتماعي كما يضمن الموقع المتميز سهولة وصول العملاء إليه وضمان استمراريته، كما يُفضل اتساع المكان لاستيعاب الموظفين والمواطنين.
اقرأ أيضًا: نموذج دراسة جدوى اقتصادية لمشروع صناعي
2- تجهيز وتصميم المكتب
تزويد المكتب بجميع وسائل الراحة لطبيعة العملاء، حيث إن أغلبهم من كِبار السن أو ذوي الاحتياجات الخاصة، وبالتالي يجب مُراعاة التهوية والتكييف والمقاعد المريحة والأسلوب الاحترافي في التعامل من قِبل الموظفين، إلى جانب توفير مقاعد ومكاتب مناسبة للموظفين إلى جانب خزانات لحفظ الملفات.
3- الجانب التقني لمكتب الخدمات العامة
الحرص على توفير الإنترنت والوسائل التكنولوجية، وخاصةً لأنها دخلت في المكاتب الحكومية على نطاق واسع في الفترة الأخيرة، بل وأصبحت من أساسيات مكتب الخدمات العامة، فيجب تزويد المكتب بالأجهزة المناسبة بتكلفة معقولة، وبشكل كافي إلى جانب الطابعات من أجل النسخ والتصوير، ولا غنى عن خط إنترنت قوي من أجل سرعة التنفيذ.
4- طاقم الموظفين
يجب اختيار الموظفين بدقة بالغة للقدرة على إتمام مهام العمل المكتبي والورقي والرقمي والقدرة على التواصل مع العملاء وكسب ثقتهم إلى جانب القدرة على التعامل بشكل لائق أمام الدوائر الرسمية والجهات الحكومية والقدرة على تحمل ضغوطات العمل، وهناك عدة مهارات يجب أن تتوافر في موظفين مكاتب الخدمات العامة.
- الإلمام بالحد الأدنى من القوانين الإجرائية واللوائح العامة للمملكة.
- القدرة على التعامل مع الحاسوب والإنترنت لتخليص الخدمات الإلكترونية الرسمية.
- وجود موظف متمكن من الترجمة إلى اللغة الإنجليزية لديه خبرة في المصطلحات القانونية وترجمة المستندات.
- وجود موظفين مختصين بالموارد البشرية والحسابات واستقبال العملاء وتسجيل طلباتهم وتخزين الملفات.
- الاهتمام بنظافة المكان والزي الرسمي للموظفين وعدم الحديث بشكل غير لائق مع العملاء.
اقرأ أيضًا: أمثلة على مشاريع ريادة الأعمال
مهام مكتب الخدمات العامة
تتوقف جودة الخدمات التي يقدمها مكتب الخدمات العامة على علاقات صاحب المكتب، وخبرة الموظفين، ومهاراتهم في تخليص الأوراق إلى جانب قدراتهم في فهم متطلبات العميل وتلبيتها سواء بشكل ورقي أو رقمي.
- الترجمة إلى اللغة الإنجليزية للمستندات وخاصة للمستندات الرسمية وذلك من خلال الموظف المختص بالترجمة والكتابة في المكتب.
- إتاحة وسائل لدفع المستحقات والضرائب التي يتحملها العميل.
- الإرسال والاستلام بالنسبة للمستندات الرسمية يتوقف على علاقات صاحب المكتبة ومهارة الموظفين في التعامل مع الجهات الحكومية.
- تقديم خدمة سداد الفواتير والرسوم التجارية أو الشخصية.
- إمكانية تقديم الطلبات الإلكترونية من خلال الموظفين المتمكنين وأصحاب الخبرة في ذلك المجال.
- تقديم خدمة الكتابة الإلكترونية والنسخ والطباعة.
- يمكن أيضًا إلحاق خدمة كتابة السيرة الذاتية وكتابة الطلبات الرسمية بشكل احترافي.
- حجز تذاكر طيران يعد أحد أهم الخدمات التي يمكن تقديمها للعملاء من خلال هاتف أو الإنترنت.
- تقديم الطلبات الإلكترونية للالتحاق بالمدارس أو الجامعات وملء استمارات الطلبة من الأمور المزعجة للكثير من المواطنين، وسوف تلقى رواجًا كبيرًا عند طرحها ضمن خدمات المكتب.
- تعديل بيانات العملاء وتحديثها من الأمور المزعجة للمواطنين والكثير منهم لا يعرف الخطوات المناسبة لتنفيذها.
- غالبًا ما يحتاج رجال الاعمال وكبار التجار إلى تخليص سجلات وملفات تجارية.
- يمكن إتاحة خدمات التوظيف وطلبات التقديم للوظائف المطلوبة نيابة عن العملاء وسوف تلقى قبولًا كبيرًا بين الشريحة الباحثة عن العمل.
- عادةً ما يحتاج كبار السن إلى من يقوم على تخليص إجراءات المعاشات والتأمينات، نظرًا لعدم قدرتهم على الوقوف في الزحام لفترات طويلة.
دراسة جدوى لمكتب خدمات عامة
قبل الشروع في إقامة مشروع مكتب خدمات عامة، يجب أولًا دراسة المشروع جيدًا ومعرفة المصاريف والتكاليف وكيفية التسويق والأرباح المتوقعة لمعرفة صافي الأرباح وتقييم المشروع على المدى القصير والطويل.
- حساب تكاليف شراء أو إيجار مقر المكتب بالإضافة إلى حساب الخدمات والمرافق مثل أعمال السباكة والنجارة والكهرباء.
- تسجيل تكلفة الرواتب والأجور التي سوف يتم دفعها للموظفين والعمال.
- لا يجب أن نغفل المصروفات الإدارية مثل مصاريف التراخيص والتصاريح للمحل التجاري.
- يجب أخذ فواتير الماء والكهرباء في الاعتبار وتسجيلها ضمن تكاليف الإنشاء.
- معرفة المصروفات المدفوعة لشراء الأجهزة الإلكترونية بشكل شامل.
- عمل دراسة حول الأرباح المتوقعة في السنة الأولى ودراسة أخرى، بهدف توقع أرباح الخمسة سنوات التالية لافتتاح المكتب.
- حساب صافي الربح السنوي ومن خلاله تقييم المشروع وصلاحيته للكسب.
اقرأ أيضًا: كيفية عمل دراسة جدوى لأي مشروع بسهولة
الأوراق المطلوبة لترخيص مكتب
لا يصح القيام بعمل مشروع مكتب خدمات عامة حكومية دون استيفاء التصاريح والتراخيص اللازمة، وأهمية تلك الخطوة هي الحفاظ على رأس المال وعدم تعريض المكتب للمُسائلات القانونية التي تعطل سير العمل.
- تقديم ضمان من البنك قيمته 10000 ريال سعودي مصدق عليه من وزارة التجارة والاستثمار.
- الشهادات الدراسية الأخيرة التي حصل عليها صاحب المشروع.
- صورة شمسية مقاس 2*3
- ألا يكون صاحب المكتب تابعًا للقطاع العام.
- أن يتجاوز عمره الثمانية عشر عامًا.
- صورة ضوئية من الهوية الوطنية.
يعتبر مشروع مكتب خدمات عامة من المشروعات البسيطة التي لا تحتاج إلى خبرة أو رأس مال كبير، ولكن يشترط العلاقات الجيدة وحسن الإدارة، واستيفاء كافة المستندات القانونية.